Phòng Hành chính – tổng hợp

Chức năng

Tham mưu, giúp việc cho Viện trưởng thực hiện chức năng tổ chức, quản lý và điều hành các hoạt động liên quan đến: công tác tổ chức, nhân sự; công tác kế hoạch, tài chính; công tác hành chính, quản trị, bảo vệ nội bộ cơ quan; và tổng hợp, điều phối hoạt động của các đơn vị thuộc Viện theo chương trình, kế hoạch làm việc.

Nhiệm vụ và quyền hạn

1. Công tác tổ chức

• Chủ trì xây dựng các đề án thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể các đơn vị, tổ chức của Viện;
• Chủ trì công tác kiện toàn tổ chức bộ máy trong Viện, thành lập các hội đồng, tổ công tác liên quan đến lĩnh vực tổ chức của Viện;
• Chủ trì xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động, quy định chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trực thuộc Viện; các văn bản, quy định điều hành công tác tổ chức, nhân sự của Viện; các chế độ phân cấp, phân quyền quản lý của Viện.

2. Công tác cán bộ

• Phối hợp với bộ phận tổ chức đảng ủy: thực hiện công tác quy hoạch cán bộ theo nhiệm kỳ, hằng năm theo hướng dẫn của Đảng ủy cấp trên (Đảng ủy Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN)); công tác bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, từ chức, miễn nhiệm cán bộ theo đúng phân cấp và các quy định hiện hành;
• Chủ trì xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện: công tác tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ (viên chức, người lao động) theo đúng phân cấp và các quy định hiện hành; công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ theo chức danh nghề nghiệp, bồi dưỡng trình độ lý luận chính trị, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ nhằm đáp ứng các tiêu chuẩn của cán bộ trước khi bổ nhiệm, đáp ứng yêu cầu và chiến lược phát triển đội ngũ cán bộ của Viện, của ĐHQGHN;
• Quản lý hồ sơ, lý lịch cán bộ, sổ bảo hiểm của cán bộ;
• Đầu mối triển khai quy trình xét phong tặng các danh hiệu, quy trình xét công nhận đạt tiêu chuẩn chức danh Giáo sư, Phó Giáo sư và các danh hiệu cao quý khác;
• Lập danh sách chi trả lương, các khoản có tính chất lương, thu nhập bổ sung hằng tháng, đối chiếu trích nộp các khoản Bảo hiểm xã hội cho cán bộ theo đúng quy định; chủ trì, tổ chức thực hiện công tác xét, đề nghị nâng bậc lương, các loại phụ cấp cho cán bộ;
• Quản lý và tổ chức thực hiện công tác xét hết tập sự, bổ nhiệm chức danh nghề nghiệp và chuyển xếp lương theo chức danh nghề nghiệp cho cán bộ theo đúng phân cấp và các quy định hiện hành;
• Tổ chức hướng dẫn thực hiện các chế độ bảo hiểm xã hội đảm bảo quyền lợi chính đáng và hợp pháp cho cán bộ, gồm: chế độ thai sản, phụ cấp độc hại, phụ cấp nghề nghiệp, bảo hộ lao động, tai nạn lao động, ốm đau…;
• Xây dựng và ban hành các văn bản về các chế độ cho cán bộ hằng năm theo Quy chế chi tiêu nội bộ. Phối hợp với các đơn vị cập nhật, sửa đổi Quy chế chi tiêu nội bộ khi cần thiết;
• Chủ trì, tổ chức thực hiện đầy đủ các chế độ, chính sách đối với cán bộ trước khi nghỉ hưu, chế độ đối với cán bộ thuộc dạng gia đình chính sách;
• Phối hợp với các đơn vị, chính quyền địa phương và các cơ quan an ninh tổ chức thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ trong Viện; thừa ủy quyền của Viện trưởng làm việc với các cơ quan bên ngoài về các vấn đề liên quan đến cán bộ của Viện;
• Tham mưu giúp Viện trưởng và Hội đồng thi đua, khen thưởng của Viện chỉ đạo, quản lý và tổ chức, hướng dẫn thực hiện công tác thi đua, khen thưởng;
• Đầu mối triển khai các công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật; công tác đánh giá, phân loại cán bộ hằng năm theo thẩm quyền được giao;
• Tiếp nhận, phát hành và quản lý các tài liệu, văn bản đến và đi của Chi bộ; đầu mối thực hiện việc thu, nộp đảng phí theo quy định;
• Thực hiện các nhiệm vụ do Chi ủy chi bộ giao: Tổng hợp tình hình tổ chức thực hiện các nghị quyết, chỉ thị, quy định, quy chế của Đảng ủy cấp trên và của Chi ủy; giúp Đảng ủy thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất; quản lý tài liệu lưu trữ của Chi ủy; thực hiện các công việc nhằm bảo đảm điều kiện vật chất, tài chính phục vụ hoạt động của Chi ủy; tham gia tổ chức phục vụ đại hội, hội nghị, họp Chi bộ; các cuộc làm việc của đồng chí Bí thư, Phó Bí thư Chi bộ; thực hiện các nhiệm vụ khác do Chi ủy giao.

3. Công tác hành chính tổng hợp, văn thư lưu trữ, quản trị cơ sở vật chất

• Chủ trì, phối hợp chuẩn bị nội dung, chương trình, ghi biên bản và ban hành thông báo kết luận các cuộc họp; họp giao ban công tác; các hội nghị tổng kết theo chỉ đạo của lãnh đạo Viện; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các kết luận cuộc họp; thực hiện nhiệm vụ thư ký giúp việc Ban lãnh đạo Viện;
• Chuẩn bị và gửi lịch công tác hằng tuần của Ban lãnh đạo Viện đến các đơn vị;
• Lập kế hoạch, tổ chức đón tiếp, chuẩn bị cơ sở vật chất và thực hiện công tác lễ tân cho các cuộc họp của Viện, các buổi tiếp khách trong nước và quốc tế theo chỉ đạo của lãnh đạo Viện;
• Đầu mối thực hiện công tác truyền thông, quảng bá hình ảnh của Viện; là đầu mối cung cấp thông tin của Viện cho các cơ quan thông tấn báo chí theo chỉ đạo của lãnh đạo Viện; quản lý website và email của Viện;
• Thực hiện cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, viên chức, người lao động của Viện được cử đi công tác ở trong nước; ký xác nhận giấy đi đường cho khách đến Viện công tác;
• Chứng thực bản sao từ bản chính các văn bản, tài liệu do Viện ban hành; xác nhận chữ ký của cán bộ theo quy định; đầu mối thực hiện việc in ấn, sao chép các loại công văn, tài liệu, văn kiện phục vụ cho công việc chung của Viện;
• Tổ chức thực hiện các công việc hiếu, hỷ của Viện; lập kế hoạch và tổ chức các cuộc thăm hỏi, chúc mừng các cơ quan, đơn vị, cá nhân trong và ngoài Viện;
• Xây dựng báo cáo định kỳ, đột xuất, báo cáo chuyên đề về các nhiệm vụ của Viện theo quy định; chủ trì hoặc tham gia xây dựng, góp ý các đề án, văn bản theo chức năng nhiệm vụ hoặc theo phân công của lãnh đạo Viện;
• Tiếp nhận, phân công xử lý hoặc trình Ban lãnh đạo Viện phân công xử lý công văn, tài liệu của các cơ quan và cá nhân gửi về Viện; gửi công văn tài liệu của Viện đến các cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên quan;
• Tiếp nhận, kiểm tra thủ tục, nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình Ban lãnh đạo Viện; chịu trách nhiệm về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản do Viện ban hành; bảo quản, sử dụng con dấu của Viện, con dấu của các đơn vị theo quy định;
• Tổ chức thực hiện Hệ thống quản lý văn bản và điều hành eOffice của ĐHQGHN;
• Thường trực, tổ chức thực hiện công tác bảo vệ, thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy nổ, thiên tai, bảo đảm trật tự, an toàn trong khu vực Viện; quản lý trụ sở, tài sản, cơ sở hạ tầng của Viện theo quy định của pháp luật;
• Quản lý, điều phối sử dụng phòng làm việc, hội trường, phòng học, phòng họp, phòng truyền thống của Viện; phối hợp với bộ phận Kế hoạch – Tài chính tổ chức thực hiện việc kiểm kê tài sản theo định kỳ hằng năm; tổ chức việc thanh lý, điều chuyển tài sản, dụng cụ, phương tiện, trang thiết bị của Viện theo quy định của pháp luật và theo phân công của Viện trưởng;
• Tổ chức in phôi chứng chỉ, bìa hồ sơ, phong bì, các ấn phẩm văn phòng, tờ rơi, giới thiệu của Viện; tiếp nhận, quản lý quà tặng và vật phẩm lưu niệm của Viện;
• Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện mua sắm, tiếp nhận, cấp phát, cải tạo, duy tu, bảo trì, bảo dưỡng, thay thế, sửa chữa tài sản, phương tiện, trang thiết bị phục vụ hoạt động của Viện theo quy định;
• Trình Viện trưởng ban hành các quy định: nội quy, quy chế cơ quan, quản lý tài sản; điện, nước; phòng cháy, chữa cháy; phòng chống bão lụt; sửa chữa tài sản cố định, mua sắm tài sản, vật tư, văn phòng phẩm;
• Quản lý và điều hành các hoạt động của xe ô tô công vụ của Viện; thực hiện công tác bảo quản, bảo trì xe theo quy định; thực hành tiết kiệm chống lãng phí trong vận hành xe;
• Chủ trì xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sửa chữa nhỏ các công trình và cơ sở vật chất kỹ thuật theo phê duyệt của Viện trưởng; quản lý các dự án đầu tư xây dựng cơ bản của Viện theo quy định của pháp luật;
• Quản lý, thực hiện công tác vệ sinh công cộng, cảnh quan trong khuôn viên của Viện; quản lý, khai thác nguồn điện, nước đảm bảo phục vụ các hoạt động của Viện;
• Tổ chức và thực hiện phục vụ bếp ăn, căng tin cho cán bộ, viên chức, người lao động, người học của Viện.